Våre rutiner for utføring av aktsomhetsvurderinger ihht. Åpenhetslovens §4:

Rutinen skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer:

Våre «Retningslinjer for ansvarlighet» er basert på «OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper» og beskriver hvordan vi skal opptre ansvarlig. Retningslinjene er forankret hos styret og gjelder for alle våre ansatte, forretningspartnere og andre parter som har direkte tilknytning til IPOA.

• Retningslinjene er tilgjengelig her.

2. Kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade:

Vi skal avholde arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 1 gang per år. I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester. Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører.  Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.

3. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning:

Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige.

Tiltak kan gjennomføres direkte ovenfor leverandører/grossister fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere.

Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.

4. Overvåk:

I arbeidsmøtet (ref. punktet om aktsomhetsvurderinger over) skal fagansvarlige/innkjøper, sørge for oppfølging og evaluering av tiltak.

Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes fagansvarlig. Fagansvarlig vil følge opp ovenfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet. Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.

5. Kommuniser:

Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr. Dersom vi mottar krav om informasjon, skal fagansvarlig/ innkjøper kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet.

Ved oppdagelse av feil, mangler og brudd i vår egen virksomhet vil dette bli rettet umiddelbart. Varsler om brudd sendes til fagansvarlig Joakim Andersen på joakim@ipoa.no

6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd:

Per i dag har vi ikke hatt noen tilfeller av skade/negativ påvirkning, men rutiner er under utvikling for hvordan vi skal sørge for gjennoppretting og erstatning når det eventuelt blir påkrevd.

Offentlig redegjørelse for aktsomhetsvurderinger:

IPOA vil hvert år innen 30. juni publisere en skriftlig redegjørelse for våre aktsomhetsvurderinger. Den siste redegjørelsen kan leses her:

• Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger IPOA AS 2022-23